سیستم مدیریت گردش کار می تواند فرآیندهایی را که به صورت دستی و سنتی در سازمان شما جریان دارد را به فرآیندهای مکانیزه تبدیل کند و بتوانید کارهای در حال بررسی، انجام نشده و انجام شده را به صورت دسته‌بندی و بر اساس نوع فرآیند مشاهده کنید.
همچنین با بهره گیری از سیستم مدیریت گردش کار، جزئیات مربوط به یک فرآیند قابلیت مشاهده پیدا می‌کند و می توانید سوابق فعالیت‌های انجام شده بر روی یک فرآیند توسط افراد مختلف را مشاهده کنید.
مشاهده وضعیت فعلی و مسیر حرکت فرآیند بر روی نمودار مرتبط با فرآیند و امکان ثبت تفویض اختیار به سایر کاربران برای دسترسی به کارتابل کاربر نیز از دیگر مزیت‌های سیستم مدیریت گردش کار محسوب می‌شود.
این سیستم امکان سوئیچ بین کارتابل‌های مختلف و استفاده از وضعیت مدیریتی برای مدیریت تمامی فرآیندهای موجود در سیستم را فراهم می‌کند و با بهره‌گیری از آن، امکان استفاده از وضعیت شخصی برای مدیریت فرآیندهایی که مختص خود شخص می‌باشد، میسر می‌شود.
امکان استفاده از وضعیت تفویض شده برای مدیریت کارتابل‌ها و فرآیندهای تفویض شده از طرف سایر کاربران و قابلیت مشاهده پست‌های کاربر در سیستم گردش کار نیز امکان‌پذیر می‌شود.
همچنین امکان تعریف سمت‌های مربوط به فرآیندهای گردش کار توسط مدیر سیستم، امکان تعیین نفرات مختلف برای مدیریت یک نوع فرآیند توسط مدیر سیستم و امکان طراحی فرآیندهای گردش کار بر اساس استاندارد BPMN نیز از دیگر قابلیت‌های سیستم مدیریت گردش کار شرکت ایده‌آل سیستم سهند به شمار می‌رود.
مدیریت گردش کار یک توالی از تسک‌هایی است که بخشی از تسک‌های بزرگتر هستند و گاهی با فرآیندهای کسب و کار مترادف است؛ هدف گردش کار، دستیابی به اهداف بوده و هدف مدیریت گردش کار، دستیابی به بهترین اهداف از میان مجموعه اهداف است.
مدیریت گردش کار اصولا یک رشته مدیریتی است که بر ساختار کار درون سازمان‌ها و اینکه چگونه تیم‌ها برای تکمیل این کار با هم همکاری می‌کنند، تمرکز دارد؛ در اصل، مدیریت گردش کار نیازی به نرم‌افزار ندارد اما در عمل نرم‌افزارها برای پیگیری کار و اتوماتیک کردن بخش‌هایی از آن استفاده می‌شوند.
مدیریت گردش کار مربوط به کارهایی است که افراد انجام می‌دهند اما تسک‌ها می‌توانند توسط سیستم‌های IT و نرم‌افزار کامپیوتر اتوماتیک و اجرا شوند؛ مدیریت گردش کار می‌تواند شامل یکپارچه‌سازی سیستم‌های IT نیز باشد تا داده‌ها را بین جریان‌های کاری و دیگر سیستم‌های IT درون سازمان به اشتراک بگذارد.
باید توجه شود که قابلیت مشاهده کارهایی که با مدیریت گردش کار همراه هستند، منجر به آگاهی‌بخشی در خصوص چگونگی بهبود این جریان‌های کاری می‌شود و بهبود فرآیندهای کسب و کار یک بخش طبیعی از مدیریت گردش کار است.
به همین خاطر است که مدیریت گردش کار یک رشته مدیریتی محسوب می‌شود و نه فقط یک نرم‌افزار. بهبود فرآیندها به تغییر نحوه انجام کارها توسط افراد مربوط می‌شود، چیزی سخت‌تر از پیکربندی مجدد نرم‌افزار.
سیستم‌های مدیریت گردش کار
یک سیستم مدیریت گردش کار نرم‌افزاری است که مدیریت گردش کار را با خودکارسازی بخش‌هایی از فعالیت‌های مدیریتی که میان گردش کارهای مختلف مشترک است، پشتیبانی می‌کند.
این سیستم به عنوان یک ابزار با یک هدف کلی در نظر گرفته می‌شود که به طور بالقوه می‌تواند هر گردش کاری را پشتیبانی کند و قابلیت‌های زیر را ارائه می‌دهد:
- طراح فرآیند گرافیکی برای مشخص کردن یک گردش کار، احتمالا با استفاده از استاندارد نشان گذاری و مدل فرایندهای کسب و کار (BPMN)
- فرم‌ساز برای ساخت یک رابط کاربری برای وارد کردن داده‌های گردش کار ساختاریافته
- ادغام سند (Document integration) برای بارگذاری داده‌های بدون ساختار در پرونده‌ها
- یک صندوق ورودی یا inbox که افراد بتوانند از آن برای پیدا کردن تسک‌هایی که باید انجام دهند، استفاده کنند
- اعلان یا نوتیفیکیشن‌هایی که شرکت‌کنندگان را در خصوص تغییرات در گردش‌های کار، مانند زمانی که یک تسک تعیین می‌شود، مطلع می‌کند
- مجوزهای دسترسی که می‌تواند برای کنترل اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد، تنظیم شود.
- گزارش‌هایی که نمای کلی از کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده ارائه می‌دهد
- نقاط ادغام (Integration points) برای یکپارچه کردن سیستم تا جای ممکن
بدون دیدگاه